Amaçları zedeleyen, bozan, istenilen şartlarda ürün/hizmet sunumunu engelleyen, ürün/hizmetin birbiriyle uyumlu olmasını önleyen olaylara problem denir. Problemler, gerçek durumun koşulları istenen durumun koşullarından farklı olduğunda ortaya çıkar.
İşletmeler büyük ya da küçük problemlerle oldukça sık karşılaşırlar. Gerek yöneticiler, gerek iş görenler bu problemlere çözüm aramak zorundadır. Problem çözmenin ön koşulu ise problemi çözülebilir olarak görmektir. Ulaşılmaz olarak gördüğümüz problemi çözemeyiz.
Problemin çözüm yollarına geçmeden önce problemi açık ve net şekilde ortaya koymak gerekmektedir. Bunun için “Betimleme(Tasvir Etme), Karar Verme, Belirtilenin Analizi, Planlama Kararları” gibi teknikler uygulanmaktadır. Bir problemi açık ve net şekilde ortaya koymak için, aşağıdaki verilen soruları sormak ve yanıtları not almak gerekir. Sorulara biraz değinmek gerekirse:
Betimle(Tasvir Etme) yöntemi, aşağıdaki üç sorunun cevabını arayarak sorunun anlaşılmasını hedefler:
• Ortada bir sorun(problem) olduğunu gösteren belirtiler nelerdir?
• Bir şeylerin yanlış gittiğini size düşündüren ne?
• Olması gereken durum neydi?
Karar verme yönteminde, “Ortada bir sorun var mı? Bu durumda bir şey yapmalı mısınız, ya da yapabilir misiniz? Hiçbir şey yapmazsanız ne olur? “ şeklinde bir sorgulama tekniği kullanılır
Belirtilerin Analizi yöntemi , “Kim? Ne Zaman? Nerede?” sorularını kullanarak çözüm aramayı hedefler.
Planlama Kararları yönteminde ise, karşı karşıya kalınan problemin çözümüne kimlerin/hangi birimlerin katılması gerektiğine karar verilir.
Problemleri çözmek karmaşık bir süreçtir ve çözüm sürecinde engeller ortaya çıkacaktır. Bu engelleri doğru saptayamadığımız sürece iyi bir problem çözücü olmamız zordur. Problem çözme sürecinde “Algılama eksikliği, ifade edememe, duygular, zekâ, fiziksel çevre, politika, süreç ve prosedürler, kültür ve yönetim tarzları” gibi engel teşkil edecek konuları çözüme kavuşturmak gerekecektir.
Problem çözümünde, öncelikle problemi tanımlamak çok önemlidir. Bunu yaparken, gerçekten önemli problemler için zaman harcayın. Gereksiz problemler zaman kaybetmek, daha önemli problemlerin çözülmesinin önünde bir engeldir. Problemi tanımladıktan sonra, elde ettiğiniz varsayımlarınızı test edin. Proje yönetim becerilerinizi kullanarak grup çalışması yapın. Oluşturduğunuz grubun üyelerinin fikirlerini önemseyin. Hedeflerinizle ilgili olarak ne yapmanız gerekiyorsa onu yapın. Karar vermekten kaçmak, asla problemin çözümüne yardımcı olmaz. İletişime girmekten kaçınmayın ve geçiştirme düşüncelerinden kaçının. Geçiştirmek yerine doğru “Kök sebepleri” bulun ve etkili çözümler uygulayın. ‘Hayır’ deme cesaretine sahip olmanız önemli bir niteliktir. Problemi tamamen çözdüğünüzden emin olun.
Problem tanımı iyi yapıldığı takdirde, daha sonrasında “Problem çözme teknikleri” ile sorunu tamamıyla halletmiş olursunuz. Yönetimde birçok çağdaş problem çözme yöntemi vardır. En sık kullanılan yöntemler;
• Beyin Fırtınası
• Problem Ağacı (Ağaç diyagramı)
• Balık Kılçığı
• Nominal Grup Tekniği
• Kuvvet Alan Analizi
• İlişki Diyagramı
• Pareto Analizi
şeklinde sıralanabilir.
Beyin Fırtınası; fikirlerin, problemlerin, algıların, soruların veya sonuçların bir listesini hazırlamak amacıyla bir ekibin yaratıcı düşüncesini ortaya çıkartmak için kullanılan tekniktir. Genel olarak amaç, çok sayıda düşünce üretmektir. Burada en önemli nokta, seçenek ve yaratıcı çözümlerin kolaylıkla ifade edilebileceği eleştirilerden arındırılmış bir ortam sağlanmasıdır.
Öncelikle, üyelere beyin fırtınası için gerekli kuralları açıklayın. Toplantıya katılan her kişiye eşit söz hakkı verin ve belli bir zaman limiti aşmamalarını söyleyin. Konuşmacıya karışılmasına eve eleştirilmesine izin vermeyin, konuşma ile ilgili değerlendirme yapmayın. Sırayla söz alınmasına, sözü olmayanların “Pas” diyerek düzeni bozmamasına özen gösterin. Üyeler söz aldıklarında yalnızca 1 adet fikir beyan etmelidirler ve fikirler takım üyelerinin görebileceği bir yere yazılmalıdır. Aynı gibi gözüken iki veya daha fazla fikrin birleştirilip birleştirilemeyeceğine karar verin. Son olarak fikirleri çoklu oynamaya sunun ve fikirleri aldıkları oylara göre sıralayın.
Beyin fırtınası uygulamasında katılımcı sayısı da önemli bir yere sahiptir. Genel olarak 6 ile 8 kişi arasında olabilir. Katılımcı sayısının az olması, yeni fikirlerin üretilmesi olanağını sınırlar. Bununla birlikte sayının fazla olması da toplantı süresini uzatır ve toplantı hâkimiyetini sağlamayı güçleştirir. Beyin fırtınası, belirli bir disiplin gerektirir ve kurallara bağlı olunması şarttır. Yaratıcı düşünceler ancak uygun ortamda geliştirilebilir. Bu nedenle kişiler zorlanmamalı, sadece teşvik edilmelidir.
Beyin fırtınası uygulamalarında
• Bireysel baskınlık kurma
• Demokratik ve fikirsel üretimde eşitlik ortamı sağlanmaması
• Kurallara uyulmaması
• Yaratıcı ortamın oluşmaması
• Toplantıda yaratıcı ortamın sağlanmaması ve teşvik edilmemesi
• Rehberin uygun ortamı sağlayamaması
gibi temel sorularla sıkça karşılaşılır.
Beyin fırtınasının temel prensibi şudur: Bir problemi çözmekle görevlendirilen bir grubun üyeleri mümkün olduğu kadar çok fikir üretirler. Buradaki problem her zaman sıkıntılı bir durum olmayabilir (Negatif problem) . Olumlu bir problem de olabilir. Mesela bir şirket, yılsonunda elde ettiği kârı en verimli bir şekilde nasıl kullanacağını görüşebilir. Beyin fırtınası seanslarında üretilen fikirler mantıksız, sıra dışı, çılgınca ve görünüşte imkânsız olabilirler. Burada temel kural, kesinlikle eleştiri ve kritik olmamasıdır. 'Nasıl olur? Bu da mı olur? Yahu, hadi be, sende!’ türünden sözler, henüz yeni ortaya çıkmış veya çıkacak olan fikri hemen yok edebilir.
Ağaç Diyagramı; belirli bir hedefe ulaşmak amacıyla yapılması gereken işlerin bir haritasını çıkarmaya yarayan tekniktir. Neden ve nasıl sorularına yanıt aranır. “Neden” sorusu sorunun kaynağını arar, “nasıl” sorusu ise sorunun çözüm yollarını bulmaya çalışır.
